miércoles, 6 de febrero de 2008

Evita los desastres en los correos electrónicos

Actualmente ocupamos una parte de nuestro tiempo escribiendo mensajes SMS y correos electrónicos; al hacerlo es fácil olvidar las normas que hacen nuestros mensajes atractivos y útiles.

La evolución del lenguaje escrito ha transformado el “que” por una simple “k” y los emoticonos evitan que expresemos con un gran discurso como se encuentra nuestro estado de ánimo. Sin embargo al escribir en nuestro medio profesional se arrastra la manera coloquial de comunicarse ocasionando malos entendidos o simplemente hace patente la falta de formalidad de nuestros escritos.

Aunque te tome más trabajo, es preferible dedicarle una pequeña revisión a los textos que redactamos, para que el destinatario comprenda claramente el mensaje que le estamos transmitiendo.

¿En dónde quedó el signo?

El idioma necesita los signos de puntuación para diferenciar claramente el propósito de tu mensaje, acostúmbrate a abrir y cerrar signos, colocar comas y puntos en su lugar.

Asuntos desaparecidos.

El “Asunto” es una pieza igual de importante como el contenido mismo del correo. Digamos que es la tarjeta de presentación. Elije un título adecuado y que sea significativo; y nunca lo dejes en blanco.

Recuerda el tono.

Cuando platicas con alguien frente a frente, las inflexiones y los gestos son parte de la comunicación y complementan el mensaje; al escribir, la forma en la que adecuamos las palabras pueden ocasionar que se malinterprete lo que quieres decir. No hay nada de malo en ser amigable pero procura que tus ideas se plasmen de manera profesional.

¿POR QUÉ GRITAS?

Una regla no establecida pero entendida por todos desde los inicios de Internet es que al escribir todo el texto en mayúsculas es equivalente a gritar. Recuerda lo que te enseñaron en la escuela: Las mayúsculas solo son para el inicio del párrafo y para los nombres propios.

Correos cual novelas.

La mayoría de la gente no le dedica mucho tiempo a los mensajes de correo electrónico, el ojo pasa la vista sobre algunas palabras clave para darse una idea del contenido. Redacta tus textos de forma concisa para que el destinatario no pierda tiempo al leerlo. Y si el mensaje es muy extenso, tal vez sea mejor levantar el teléfono y explicarlo en una charla.

Responder a todos.

Un error bastatnte común entre los internautas, es oprimir instintivamente en el botón “responder a todos”. Piensa dos veces antes de hacerlo, posiblemente tus contactos no tienen el tiempo libre del que tu gozas y el correo en vez de ser de utilidad, les quitará parte de su valioso tiempo. En caso de que noten que tienes esa mala costumbre, puede ser que opten por marcar como SPAM tus mensajes.

Información confidencial.

Por medio del correo electrónico se envía una considerable cantidad de datos confidenciales. Muchas compañías tienen reglas estrictas las cuales deberíamos aplicar incluso en los correos personales. Evitaras disgustos y protegerás tu confidencialidad y sigues algunas de esas reglas.

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