martes, 8 de abril de 2008

¿Cómo controlar la sobrecarga de datos?

Los avances en la tecnología llevan de la mano el incremento en la cantidad de mensajes que recibimos incesantemente. Cada día existe una nueva manera de interrumpir lo que tenemos que hacer: suena el teléfono, recibimos muchísimos correos electrónicos, nos alertan de la llegada de un nuevo mensaje en el móvil, ya ha llegado un fax… esta sobre carga de datos es parte inseparable de la nueva era de la información.

Es primordial que tengamos que idear alguna forma de manipular y organizar todas estas comunicaciones, separando los correos personales de los del trabajo, atender en horas de oficina sólo cuestiones laborares y no las personales, así como dejar a un lado todas las actividades sociales de pasillo. Por eso hay que agendar periodos de tiempo específicos para estos menesteres y apegarse a los mismos, asígnales un tiempo límite y de ser necesario, cómprate un cronómetro.

… habla sólo lo necesario

También programa las llamadas telefónicas que tienes que realizar, asígnales el tiempo adecuado para atender a tus clientes y proveedores, no los apresures ni los cortes abruptamente por no planear el tiempo que les dedicarás, se pueden ofender. Adquiere una contestadora y activa el identificador de llamadas para que puedas dejar de contestar las llamadas que no son relevantes.

… controla esas montañas de papel

Desarrolla una manera que te resulte eficiente para mantener tu escritorio organizado y libre de papeles que no sean prioritarios. En cuanto una hoja haya pasado por tus manos, transfiérela, archívala, escanéala o definitivamente tírala al bote de la basura. Cambia tu viejo monitor por uno plano y haz que el teclado esté debajo del escritorio, de tal modo que puedas trabajar más cómodamente en las hojas de papel que tengas que revisar.

…. asígnate un tiempo de tranquilidad

Cuando necesitas leer un documento importante o estudiar para alguna evaluación, dedica tu concentración por completo a esta tarea, desconéctate de Internet y cierra la puerta. Enfócate al 100 por ciento, es la única manera de entender y comprender el contenido importante.

… toma un respiro

En algunas ocasiones no concentramos demasiado en una ocupación, nos olvidamos por completo de descansar y nuestro rendimiento decrece exponencialmente, es cuando debemos tomar un descanso y rondar por los alrededores para respirar aire fresco. Come algo y bebe agua, la circulación ayudará a que tu cerebro esté bien oxigenado y por ende, rendirá mejor.

… una cosa a la vez

Puede sucederte que antes de que termines un trabajo, llegue repentinamente otro con prioridad alta, dejas a un lado todo y continúas el nuevo; así que tienes ya dos trabajos incompletos. No sigas este patrón de comportamiento, interrumpes tu progreso y te resultará más difícil alcanzar tus metas. A menos de que se trate de una emergencia, termina primero el primero.

… y la infaltable agenda

Sino llevas una agenda, es el momento de que adquieras una. No importa en qué tipo de trabajo te desenvuelvas ni a que te dediques; todo el mundo necesita una agenda para ser más eficiente. Anota en la misma todo y dale seguimiento a los pendientes, notaras como la organización que proporciona te libera de muchas preocupaciones.

Tienes alguna sugerencia que pueda hacer más completo este artículo, no dudes en escribirlo para anexarlo, tus comentarios son bienvenidos.

¿Cómo controlar la sobrecarga de datos?

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