martes, 10 de junio de 2008

Creando un espacio de trabajo minimalista

¿Qué es un área de trabajo minimalista? Esta cuestión tendrá diferentes respuestas para cada persona. En mi opinión debe ser un lugar en el que no se tienen a la vista documentos inútiles en el o escritorio o en el ordenador (en el real y en el informático).

¿Cuáles son sus requisitos?

Es interesante como nos damos cuenta de que lo que pensamos que es una necesidad, posiblemente muchos de los objetos de nuestra vida diaria son solo piezas que estamos acostumbraos a ver. Vamos a hacer un ejercicio: Imagínate que en este momento se está incendiado la oficina (o el lugar en el que trabajas), decides llevarte lo que consideras que es importante para continuar con tu labor. Tu elección debe ser rápida pero bien pensada. ¿Que es lo que te vas a llevar? Precisamente... sólo lo que es importante, todo lo demás es prescindible.

Si bien en la realidad no tienes que ser tan drástico. Puedes darte el lujo de seleccionar detenidamente que es lo que conservas y que es lo que se va a desechar.

Mi configuración minimalista

Básicamente tengo una laptop y la impresora, Los documentos del día en el primer cajón del escritorio. Trabajo desde tres sitios diferentes, por lo que procuro no llevar muchas cosas conmigo y los pendientes les doy seguimiento por medio de Internet. Siempre me acompaña un Ipod para la música, los podcast, los audiolibros; un teléfono móvil, el cuál no se apaga nunca para la familia. No poseo una PDA ni máquina de fax;  y ahora que lo pienso, imprimo muy pocas cosas.
En mi equipo, el programa que está eternamente en uso es el Chrome, aunque tengo el Office instalado, casi nunca lo utilizo. La mayoría de las aplicaciones que me auxilian en el trabajo las puedo utiliza en línea y puedo prescindir de tener programas instalados, de hecho el mismo Chrome es portable y se ejecuta desde una unidad USB. Todas mis necesidades de organización están a cargo de los productos de Google: Docs, Picasa, Gmail, Calendar, etc. (Dinero perdido el que me he gastado en productos Microsoft)

En decir verdad, tu no necesitas mi configuración minimalista, lo que te contaré son sugerencias únicamente.

Utilizar una bandeja de entrada.

No me refiero a la del correo electrónico, sino un lugar en dónde se colocarán todos los papeles que hay que procesar inmediatamente. En mi aso mi bandeja de entrada es el cajón superior del escritorio y la bandeja de salida el cajón inferior. Al primero van a dar todos los documentos, incluyendo mensajes telefónicos y notas adhesivas. Procuro no dejar los documentos dispersos por todo el escritorio, a no ser que en realidad esté trabajando en ellos en este momento. Aquellas notas y citas que se puedan colocar en algún calendario en línea, una vez capturada envíalas a la papelera.

Limpiar el escritorio.

Aparte de tu ordenador, lo que puede estar en el escritorio es un teléfono y tal vez una bonita foto de tus seres queridos, no debe haber nada más encima que te distraiga.

Limpiar las paredes.

Muchas personas acostumbran tener todo tipo de material colocado en sus paredes, lo que genera un desorden visual, aunque es muy útil para los diseñadores artísticos para el resto es como zumbidos de moscas cerca de la oreja. Si debes tener alguna lista o referencia en la pared para consultarla rápidamente, crea un acceso directo del mismo en tu ordenador y deshazte de esa basura visual de la pared.

Limpiar el escritorio de tu ordenador.

Por supuesto que existen los fanáticos de los iconos. Es el mismo principio que rige al escritorio real; retira del mismo todo lo que sea innecesario. Mantener TODOS los iconos de tu escritorio es generalmente ineficaz, pierdes valioso tiempo tratando de encontrar entre ellos el que necesitas

Elimina los utensilios de oficina innecesarios.

Piense en cada una de las herramientas o utensilios de oficina que tienes en tu escritorio ¿Necesita una grapadora y perforadora? ¿Necesita todos los lápices? ¿Realmente necesitas una máquina de fax? ¿O un scanner? elimina los que realmente no necesitas.

Separadores en los cajones

En vez de averiguar en dónde quedo el objeto que andas buscando y que no recuerdas en dónde lo dejaste, coloca separadores en los cajones, de tal manera que no pierdas tiempo en la cacería de un papel que en principio, ni siquiera sabes si realmente está ahí.

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